Change-Management in der Praxis

Schrittweise in die Digitalisierung

Suchen mit Newforma funktioniert ähnlich wie Google. Daher ist keine umfassende Einarbeitung erforderlich.Foto: Newforma

München (ABZ). – Im Zeitalter des Building Information Modelling (BIM) und der fortschreitenden Digitalisierung des gesamten Bauwesens sind Change-Prozesse in der Branche inzwischen unausweichlich. Ob Architektur- oder Ingenieurbüros, Bauherren oder bauausführende Firmen: Nahezu jeder beschäftigt sich mit dem Thema Change-Management, vor allem dann, wenn neue IT-Systeme im Unternehmen eingeführt werden. Kein Wunder, denn jeder will auf den Zug des digitalen Bauens aufspringen. Schließlich hinkt die Branche Bau, glaubt man der medialen Berichterstattung, anderen Industriezweigen, wie der Automotive-Industrie oder dem Maschinenbau, immer noch meilenweit hinterher. Softwareprogramme für das Management von Bauprojekten im digitalen Zeitalter gibt es viele. Neben klassischen CAD- und BIM-Programmen werden vor allem Dokumentenmanagement-Systeme oder Projekträume angepriesen, um die fortschreitende Datenflut zu bewältigen, die bereits mittelgroße Bauvorhaben mit sich bringen. Eines ist vielen Programmen gemeinsam: Sie versprechen allesamt eine schnelle Amortisation. Doch die Praxis zeigt, dass eine Softwareeinführung gewöhnlich sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Zeit, die Unternehmen innerhalb der Baubranche nicht haben, wenn die Auftragslage gut ist.

Wie verläuft ein Change-Prozess? In der Regel gibt die Geschäftsführung Wege und Ziele vor und die Mitarbeiter aller Ebenen müssen folgen. Dabei verpassen Führungskräfte leider oft, ihre Belegschaft im Gesamten auf solche neuen Wege, die man gemeinsam beschreiten will, aktiv mitzunehmen. Ein Blick auf die Basis eines Unternehmens bringt oft Ängste zu Tage, etwa vor dem Jobverlust, weshalb nicht alle Mitarbeiter eines Unternehmens diesen neuen Weg gerne gehen möchten. Und selbst wenn alle dabei sind, so zeigt die Praxis, dass nicht alle gleich schnell laufen, wenn eine neue Richtung vorgegeben wird. Während die einen mit großen Schritten voranpreschen, sind andere deutlich langsamer und tasten sich erstmal sehr vorsichtig nach vorne.

Genau hier setzt Newforma an. Der Softwarefabrikant für Projekt-Informationsmanagement (PIM) will seine Kunden, egal welcher Größenordnung, schrittweise auf den neuen Weg mitnehmen. Die Software-Einführung, so der Hersteller, beginnt mit einem schnellen Start. Es folgt eine schrittweise Annäherung an den größtmöglichen Mehrwert, mit dem Ziel, diesen so frühzeitig es geht auch zu erreichen. Dabei wird stets gemessen, ob der vorgegebene Weg zum Erfolg führt.

Thomas Schaefer, Information Management Consultant bei Newforma, erklärt, wie das in der Praxis funktioniert: "Da Unternehmen, die Newforma einführen, nach wie vor auf ihrer eigenen Datenbasis arbeiten und keine Migration in ein Zweit-System notwendig ist, ist zunächst keine konkrete Anpassung an unternehmensspezifische Prozesse erforderlich, wie es etwa bei der Implementierung von Datenbanksystemen der Fall ist."

Zu Beginn erhalten Unternehmen, die die Software einführen, einen Einblick in die Grundlagen. Sie starten gewöhnlich mit dem Suchen und Finden von Informationen. Da Newforma hier ähnlich funktioniert wie Google, ist keine umfassende Einarbeitung erforderlich. Die Firmen können also direkt starten. In weiteren Workshops und Kursen werden weitere Themen den Unternehmen bedarfsgerecht nähergebracht. Bspw. das Management von E-Mails oder das Teilen von Dateien mit Projektpartnern. "Ziel ist, eine große Anzahl von Mitarbeitern in einem Schwung an einen Punkt zu bringen, sodass sie alle diese Funktionalitäten in ihrer täglichen Arbeit umfassend nutzen und umgehend für sich selbst den Mehrwert feststellen können", erklärt Schaefer. "Dies erhöht automatisch die Akzeptanz in einem Unternehmen und diese bildet die Basis für einen erfolgreichen Change-Prozess", fügt er hinzu.

Diese "Häppchenweise" Einführung in die Arbeit mit einer hochkomplexen Software macht das PIM-System von Newforma auch für kleinere und mittelständische Unternehmen interessant. Denn in solchen Unternehmen gibt es oft keine eigene Abteilung nur für den Bereich IT oder BIM. Während größere Konzerne am Bau für eine Softwareeinführung und ein damit verbundenes Veränderungsmanagement komplett neue Abteilungen und Bereiche mit dafür geschulten und studierten Experten schaffen, die den Rest der Belegschaft an die Hand nehmen sollen, müssen kleinere oder mittelständische Betriebe diese Last ganz alleine schultern. "Hier beginnt der Change-Prozess mit Newforma", berichtet Thomas Schaefer. "Wir betrachten die Ziele der Führungsebene und bringen diese Vorgaben in eigens konzipierten Schritten den Nutzern der Software näher. Denn nur, wenn diese die Ziele verstanden haben und aktiv mitgehen, ist ein schneller Erfolg in der Praxis auch möglich."

Einige Praxisbeispiele: Selbst wenn Projekträume für die Zusammenarbeit an Bauvorhaben verwendet werden, gibt es in jedem Unternehmen nach wie vor unstrukturierte Daten zu jedem Bauprojekt. Das können unterschiedliche Versionen eines BIM-Modells oder – ganz simpel – eines Besprechungsprotokolls oder einer Excel-Tabelle sein. Einer PIM-Software wie Newforma ist es prinzipiell egal, ob diese Informationen unstrukturiert sind. Sie findet sie durch die kontextbasierte Suche dennoch allesamt auf und kann so Fragen zum Projekt um ein Vielfaches schneller aufklären. Für Probleme sorgen außerdem oft geänderte Ordnerstrukturen, bspw. als Ergebnis einer Qualitätsmanagement-Offensive. Auch das stört eine Software wie Newforma nicht im Geringsten, denn die Informationen sind auffindbar egal, wie die Ordner heißen, in denen sie abgelegt sind.

Viel Aufwand bei Bauprojekten bringt in der Regel die Dokumentation mit sich. So pflegen Firmen oft riesige Excel-Tabellen, mit dem Ziel, sauber nachzuvollziehen, wer im Projektteam welche Information erhalten hat. Das ist bspw. eine Funktion, die die Software von Newforma automatisch mit sich bringt. Sämtliche Korrespondenz ist dokumentiert, sodass am Ende niemand behaupten kann, er hätte eine Info per E-Mail mit etwa einer Planänderung nicht erhalten. Dieses Feature erlaubt es daher, auf aufwändige, händische Dokumentationen des Baugeschehens zu verzichten und ebnet damit den Weg für einen weiteren Schritt hin zum erfolgreichen Change.

Thomas Schaefer abschließend: "Newforma ist eine Lösung für schrittweises Change-Management für Unternehmen aller Größenordnungen. Darüberhinaus unterstützt unser Konzept für Einführung und Schulung dabei, dass alle im Unternehmen die erforderlichen Schritte gemeinsam mitgehen können und sich der Erfolg auf diese Weise schon nach sehr kurzer Zeit auch einstellt."

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