Bauprojektmanagement mit PIM

Bauprojekte bergen stets diverse Risiken, die in der Regel in einer fehlerhaften oder unvollständigen Abstimmung der beteiligten Parteien begründet sind. Eine vollkommen durchgängige Dokumentation sämtlicher Planungs- und Bauprozesse legt die Grundsteine für ein Erfolg versprechendes und vor allem kosteneffizientes Ergebnis. Doch insbesondere hier gibt es versteckte Risiken. Denn in den seltensten Fällen sind händisch erstellte Dokumentationen komplett fehlerfrei. Oft lassen sich wichtige Dokumente nicht wieder auffinden, da im Firmennetzwerk falsch abgelegt oder attribuiert. Thomas Schaefer, Information Management Consultant beim Softwarehersteller Newforma, erklärt, wie Risiken am Bau auf einfache Weise mit Unterstützung durch eine Projektinformationsmanagement-Software (PIM) minimiert, beziehungsweise gänzlich ausgemerzt werden können. Konkrete Praxisbeispiele stellt der Experte am 14. März im kostenfreien Newforma-Webinar zum Thema „Wie man Projektrisiken in der Baubranche erfolgreich vermeidet“ live vor. Die Anmeldung über die Website https://go.newforma.com/201903webinar-abz.html ist ab sofort möglich.

Risiko Projektkommunikation und -koordination

Warum laufen Bauprojekte so oft aus dem Ruder? Ob Elbphilharmonie, Stuttgart 21 oder der Hauptstadtflughafen: Massive Verzögerungen und damit verbundene Kostenexplosionen sind bei größeren Baumaßnahmen heutzutage oft an der Tagesordnung. Genauso wird bei kleineren und mittleren Bauprojekten viel zu oft Zeit verschwendet. Der Grund liegt meist in einer fehlerhaften Organisation des Projekts. So stehen wichtige Informationen oft dann nicht zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden. Meilensteine werden nicht geschafft, weil die zugehörigen Aufgaben innerhalb und außerhalb des Projektteams nicht sauber geklärt sind. Risiken birgt ebenso, dass sich oft nicht nachvollziehen lässt, wer innerhalb der verantwortlichen Mannschaft welche Informationen wann genau erhalten hat. Die Folge: Es kommt zu massiven Zeitverzögerungen, die am Ende den vorgegebenen Kostenrahmen um ein Vielfaches sprengen.

In der Praxis werden Rahmenterminpläne nahezu täglich angepasst. Jeder beteiligte Fachplaner erhält einen Auszug mit den für seine Aufgabe relevanten Projektdaten und der zugehörigen Timeline. Damit die Planungen optimal aufeinander abgestimmt sind, müssen sich Tragwerksplaner, Elektroplaner und Co. stets darauf verlassen können, dass der Rahmenterminplan, der die Basis für alle Fachdisziplinen bildet, auch aktuell ist.

Unstrukturierte Daten als Risikofaktor

Die fortschreitende Digitalisierung am Bau ist, was Risiken angeht, Fluch wie auch Segen. Die Anzahl an Informationen, die Projektpartner während eines Bauvorhabens untereinander austauschen, wird höher und höher. Nicht nur Pläne werden fortwährend aktualisiert und von unterschiedlichen Parteien – oft gleichzeitig – bearbeitet. Allein die Menge an E-Mails, die verschiedene Abteilungen innerhalb eines Unternehmens schreiben, ist zwischenzeitlich unermesslich hoch. Werden die E-Mails der beteiligten Partnerunternehmen dazu addiert, ist das Ganze nicht mehr überschaubar. Denn sämtliche Informationen, die hier untereinander ausgetauscht werden, sind in den einzelnen Fachbereichen und Firmen in der Regel völlig unstrukturiert abgelegt. In einer Abteilung das Ablagesystem der Teamkollegen zu überschauen, ist oft schon nicht leicht. Wie soll ein Projektkoordinator dann erst bei verschiedenen Teams und Firmen den Überblick behalten?

Risiko Faktor Mensch und Fehlerquellen

Eine Möglichkeit bietet die manuelle Dokumentation, beispielsweise mit Tabellenkalkulationssystemen. Hier ist zunächst eine sehr genaue Pflege unerlässlich. Und jeder Mitarbeiter wird irgendwann krank, ist im Urlaub oder aus anderen Gründen verhindert und muss diese Aufgabe temporär einer Vertretung übergeben. Die Praxis zeigt, dass nicht nur bei Vertretungen Fehler passieren können, die im schlimmsten Fall Ausführungsfehler zur Folge haben können.

Variante Nummer zwei: Sämtliche projektbezogene Informationen, von Plänen bis hin zu E-Mails und Besprechungsprotokollen, werden in einem Dokumentenmanagement-System archiviert. Genauso wie beim Tabellenkalkulationssystem ist auch hier der Faktor Mensch nicht außer Acht zu lassen. Bei falscher Attribuierung kann es trotz moderner Softwaretechnologie erneut zu Missverständnissen in Kommunikation und Koordination kommen, was das Risiko für Fehler birgt.

PIM: Wer sucht, der findet

An all diesen Punkten setzt die Projektinformationsmanagement-Software von Newforma an. Newforma ist es zunächst einmal egal, an welcher Stelle in einem Unternehmen Informationen abgelegt sind. Die intelligente, kontextbasierte Suchfunktion findet sämtliche Informationen, egal ob Pläne, E-Mails, Bilddateien oder Besprechungsprotokolle. Selbst wenn Projektdaten im völlig verkehrten Ordner liegen oder falsch attribuiert sind, lassen sie sich mit Newforma auf einfache Weise wiederfinden.

Automatisierte Projektdokumentation

Die aufwändige, händische Dokumentation eines Projekts ist mit einer PIM-Software nicht mehr erforderlich, denn sie erfolgt automatisiert aus dem Projekt-Workflow. Für jeden Partner ist es stets nachvollziehbar, wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt erhalten hat. Gleichzeitig ist ersichtlich, wann die Projektdaten heruntergeladen wurden, was im Streitfall eine unabdingbar wichtige Hilfestellung leisten kann. Newforma stellt darüberhinaus sicher, dass alle Teammitglieder stets mit aktuellen Plandateien arbeiten. Veraltete oder falsche Pläne stellen somit auch kein Risiko für das Bauprojekt mehr dar.

Leichter Ein- und Ausstieg

Im Gegensatz zu anderen modernen Softwarelösungen, wie beispielsweise BIM-Systemen, kann die Software von Newforma ganz einfach während laufender Bauprojekte eingeführt werden. Anwender des PIM-Systems bestätigen, dass die Software durch die kontextbasierte Suche bereits dann einen Mehrwert mit sich bringt, wenn sie gar nicht von allen Mitarbeitern aktiv genutzt wird. Die Einführung kann schrittweise erfolgen, ohne die aktuelle Projektarbeit dabei auszubremsen. Die zeitraubende, parallele Arbeit mit zwei IT-Programmen, die bei Ingenieur- und Architekturbüros bei der Einführung einer neuen Software oft an der Tagesordnung steht, ist bei einem PIM-System so nicht erforderlich.

Entscheiden sich Unternehmen, auf das PIM-System irgendwann wieder zu verzichten, so geht auch der Ausstieg schnell und unkompliziert vonstatten. Denn die Firmendaten bleiben nach wie vor innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur, egal ob lokal oder in der Cloud. Bei „Software as a Service“- (SaaS)-Lösungen, wie beispielsweise Projekträumen, befinden sich die Projektinformationen innerhalb einer fremd gehosteten Cloud-Lösung und sind daher nach Projektabschluss nicht mehr für alle Parteien zugänglich. Somit ist auch der Ausstieg aus PIM schnell, einfach und ohne Risiko möglich, denn die Datenhoheit bleibt stets innerhalb des Unternehmens. Lediglich auf die Vorteile, die allesamt zu einer risikoarmen, wirtschaftlichen Projektarbeit beitragen, müssen die Firmen ohne PIM wieder verzichten.