Cottee Parker wechselt zu papierlosen Prozessen

Seit 2013 leitet das Architektenbüro Cottee Parker eines der ehrgeizigsten Bauprojekte Australiens: die Queen's Wharf Brisbane – ein fast 4 Milliarden Dollar teures Bauvorhaben mit unterschiedlichen Nutzungszwecken in der Hauptstadt des Bundesstaates Queensland.
Noch in der ersten Entwurfsphase des Projekts verwendete Cottee Parker ein papiergestütztes Verfahren. Dies stellte Cottee Parker vor eine Reihe von Herausforderungen, in erster Linie ein kompliziertes Qualitätssicherungsverfahren, bei dem manuell mit Markups versehene Dokumente an die Teammitglieder verteilt werden mussten. Der Wechsel zu Bluebeam Revu hat es Cottee Parker ermöglicht, Tausende von Projektdokumenten zu digitalisieren und damit den Qualitätssicherungsprozess zu verbessern.

Ein Projekt mit Transformationswirkung

Cottee Parker ist ein Architekten- und Planungsbüro mit Niederlassungen in ganz Australien, das aktuell die Architektenleitung beim wichtigsten Projekt in der 30-jährigen Firmengeschichte übernommen hat.

Die Queen's Wharf Brisbane ist ein Objekt im Wert von fast 4 Milliarden Dollar, das 2024 fertiggestellt werden soll. Es wird 2.000 Wohnungen, 1.000 hochwertige Hotelzimmer, 50 Restaurants, einen Ballsaal für 1.000 Personen, öffentlichen Raum in der Größe von 12 Fußballfeldern sowie ein Casino und Verkaufsflächen umfassen.

Der Komplex wird durch ein erhöhtes Sky Deck abgerundet, das eine 360-Grad-Aussicht über den Brisbane River und die Stadt bietet.

Die Queen's Wharf Brisbane soll nach Inbetriebnahme über 8.000 Jobs schaffen und zusätzliche 1,4 Millionen Touristen in die Stadt locken. Das soll die Tourismuseinnahmen in Queensland um jährlich 1,7 Milliarden Dollar steigern. Experten prognostizieren durch die Queen's Wharf Brisbane eine Steigerung des Bruttoinlandprodukts von Queensland um 4 Milliarden Dollar.

„Die Queen's Wharf ist eines der größten Projekte in Australien“, sagt Naveen Dath, Führungskraft bei Cottee Parker und Architekt mit 25 Jahren Erfahrung. „Die große Vision für die Queen's Wharf ist die Schaffung eines Ortes mit weltweiter Bedeutung, der Brisbane globale Bekanntheit verschafft.“

„Das ist wirklich ein Projekt mit Transformationswirkung“, fügt Dath hinzu. „Nicht nur für Brisbane, sondern auch für Cottee Parker. Unsere Arbeitsweise hat sich deutlich verändert.“

Nachverfolgung von Papierprozessen

Die Transformationswirkung der Queen's Wharf Brisbane auf Cottee Parker begann, kurz nachdem der Firma die Architektenleitung bei dem Projekt übertragen wurde.

„Ich erinnere mich noch an die erste Entwurfsphase 2015“, sagt Dath. „Auf den Schreibtischen der Mitarbeiter stapelten sich Papierberge mit allen möglichen Konstruktionen, roten Linien und Anmerkungen. Es mussten wahrscheinlich ein paar Tausend Bäume gefällt werden, um dieses ganze Papier zu produzieren.“

Der papierbasierte Arbeitsablauf von Cottee Parker hemmte das Team schon bald bei diesem komplexen Projekt – dem größten in der Firmengeschichte, bei dem ständig enge Fristen eingehalten werden mussten. „Die größte Herausforderung bestand schlicht in der Menge der Dokumente, die ich prüfen musste“, sagt Charles Simons, ein Dokumentationsmanger bei Cottee Parker.

„Normalerweise drucken wir jedes Blatt Papier aus, das an den Kunden geht, und schreiben die Initialen aller Projektleiter darauf, die das Dokument prüfen müssen“, sagt Steph Cook, Architekt bei Cottee Parker. „Dann gehen die Unterlagen im Büro herum und jeder versucht, eine andere Stiftfarbe zu benutzen, damit man sehen kann, wer was gemacht hat.“

Dieser manuelle Überprüfungsprozess war sehr zeitaufwendig. Dokumente lagen einen ganzen Tag lang auf dem Schreibtisch eines Architekten herum und bis zu 10 Projektleiter mussten einen Stapel Dokumente überprüfen. „Das sind 10 Tage, die man mit dem Markupprozess verbringt“, sagt Cook.

Zudem brachte die manuelle Qualitätssicherung solcher Papierdokumente Probleme bei der Lesbarkeit und den Verantwortlichkeiten mit sich. Mithilfe der Qualitätssicherung sollen Fehler in Entwürfen verhindert werden, bevor sie an den Kunden gesendet werden. Angesichts der Unmengen Papier, die in den Büros von Cottee Parker und auf der Baustelle Queen's Wharf herumflatterten – und des Zeitaufwands für den Transport der Unterlagen zwischen den Standorten – wurde die Koordination oft schwierig, zumindest wenn es effizient und möglichst fehlerfrei zugehen sollte.

„Es ist vorgekommen, dass Dokumente in den Papierbergen einfach untergingen“, sagt Erina Tibaldi, eine Leiterin des Dokumentationsteams bei Cottee Parker. Die Firma schätzt, dass für die Queen's Wharf etwa das Fünffache an Unterlagen von dem notwendig sein wird, was für einen Büroturm veranschlagt wird. „Am Ende wird man von dem Papier auf seinem Schreibtisch erschlagen. Es ist schwer, da noch durchzublicken.“

„Wenn man zurückgehen und ein Markup überprüfen wollte“, fügt Tibaldi hinzu, „war es ziemlich schwierig, genau das Blatt ausfindig zu machen, auf dem das handschriftliche Markup stand.“

Welche Risiken sind mit Fehlern in Dokumenten verbunden? „Fehler können zu Mehrkosten, Verzögerungen und Budgetüberschreitungen führen“, sagt Tibaldi. „Wenn nicht alles ordentlich koordiniert wird, werfen wir Zeit und Geld zum Fenster raus.“

Digitalisierung der Arbeitsabläufe

Einige Architekten bei Cottee Parker, die an kleineren Projekten arbeiteten, stellten dem „Queen's Wharf“-Team Bluebeam Revu vor. „Wir dachten, dass wir vielleicht ein System [mit Revu] entwickeln könnten, mit dem wir den [Dokumentenprüfungs-]Prozess vereinfachen können“, sagt Simons, „weil der Prozess ganz schön lange gedauert hat.“

Simons sagt, dass die Bedienung von Bluebeam „relativ einfach zu lernen war.“ Trotzdem setzte Cottee Parker auf eine formelle Einführung.

Die Herausforderung bei der Einführung bestand darin, die weniger technisch versierten Teammitglieder ins Boot zu holen. „Wir wollten den Arbeitsablauf imitieren, den wir bereits in der Praxis genutzt haben“, sagt Quinton Cooper, ein Weiterbildungs- und Schulungsmanager bei Cottee Parker. „Die Kollegen waren den papierbasierten Arbeitsablauf gewohnt – in Bluebeam Revu konnten wir diesen schön nachstellen.“

Die Ergebnisse waren sofort sichtbar – und zwar so deutlich, dass Cottee Parker Revu direkt firmenweit einführte. „Wir haben mit der Einführung der Software beim Großprojekt Queen's Wharf begonnen und danach ging die unternehmensweite Einführung deutlich leichter vonstatten“, sagt Cooper.

Das „Queen's Wharf“-Team von Cottee Parker entdeckte schnell, wie sich die Voreinstellungen von Bluebeam Revu für Überlagerungstools und andere Werkzeuge nutzen lassen. „Es gibt allgemeine Notizen, die wir oft benutzen, wenn sich das Abtippen nicht lohnt. Außerdem verwenden wir Vorlagen“, sagt Cook. „Auch die Möglichkeit, Baupläne zu kalibrieren und zu vermessen, macht Revu so nützlich für uns.“

Das „Queen's Wharf“-Team von Cottee Parker nutzte zudem die Studio-Projekte für die Dokumentenverwaltung und die Studio-Sitzungen für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. So konnte das Team den Zeitaufwand, der für die Verteilung von Papierdokumenten anfiel, enorm reduzieren. Mithilfe der Sitzungen konnten Teammitglieder Markups und Kommentare in Echtzeit in Dokumente einfügen, ohne diese zu den verschiedenen Büros oder Bereichen auf der Baustelle Queen's Wharf transportieren zu müssen.

„Der Zeitaufwand ist deutlich geringer“, sagt Cook, „und außerdem müssen nicht ständig Leute hin und her flitzen, um herausfinden, wer welche Kommentare hinterlassen hat. Wir vernetzen nun wirklich die Personen im Büro, die sich zusammensetzen müssen, wenn es Abweichungen gibt. Dies ist nun leichter zu koordinieren, weil bekannt ist, wer was geschrieben hat. Nun gibt es kein Blatt Papier mehr, auf dem vor zwei Wochen eine handschriftliche Notiz gemacht wurde.“

Wichtige Ergebnisse

Ohne Revu dauerten Markups laut Simons pro Team mindestens eine Woche. Mit Revu hat sich der Zeitaufwand um die Hälfte reduziert.

„Die Kollegen können schon an meinen Markups arbeiten, während ich noch damit beschäftigt bin, sie hinzuzufügen“, sagt Simons über die Studio-Sitzungen von Bluebeam. „Sie müssen jetzt nicht mehr drei oder vier Tage warten, bis ich alles durchgegangen bin und ihnen die Dokumente überreiche. Sie können direkt loslegen und das ist ein großer Vorteil.“

Da nun nicht mehr so viele Unterlagen ausgedruckt werden müssen, spart Cottee Parker viel Geld – aber wie viel genau ist schwer zu sagen.

„Ich denke, wir reden von 30 Cent pro Seite auf 1.000 Seiten“, sagt Cooper. „Und das pro Benutzer. Wir haben 50 Benutzer im Projekt. Das Einsparpotenzial ist gewaltig.“

Laut Dath hat Bluebeam Revu seinem Team nicht nur bei der Reduzierung des Zeitaufwands an manchen Stellen der Entwurfsphase geholfen, sondern Cottee Parker auch dabei unterstützt, das Risiko zu reduzieren, das mit einem so großen Projekt einhergeht. Die Geschwindigkeit, Verantwortlichkeit und Effizienz, die durch Revu sowie Studio-Projekte und -Sitzungen erreicht wurde, geben dem Team mehr Sicherheit im Umgang mit den komplexen Aspekten des Projekts.

„Bisher konnte ich feststellen, dass die Möglichkeit zur Zusammenarbeit ein fantastischer Vorteil von Revu für unsere Teams und Büros ist“, sagt Dath.

Mit noch vier Jahren bis zur Eröffnung der Queen's Wharf Brisbane und der Arbeitsoptimierung im Team dank Revu seien er und sein Team nun viel konzentrierter und motivierter bei der Sache, um das Projekt in die Tat umzusetzen, sagt Dath. Sie wissen, welche Wirkung das Projekt nicht nur auf Cottee Parker, sondern auch auf Brisbane haben wird.

„Allein der Gedanke, auf dem Sky Deck zu sitzen und der Sonne zuzusehen, wie sie hinter den Bergen verschwindet“, sagt Dath. „Das treibt mich im Moment an – und auch unser Team.“

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