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Digitaler Posteingang steigert Workflow - auch bei Papier-Post

Der digitale Posteingang ordnet die Dokumente dabei automatisch Kategorien wie„Rechnung“ und „Sonstige“ zu und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.Foto: Dataflor

GaLaBau-Betriebe erhalten täglich Papier- und E-Mail-Post. Diese kommt - mal digitalisiert, mal nicht - als Eingangspost an. Der neue digitale Posteingang von Dataflor Business erfasst diese Eingangspost digital, sodass sie einheitlich verarbeitet, einfach und automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und sicher und gesetzeskonform archiviert werden kann. Der digitale Posteingang ordnet die Dokumente dabei automatisch Kategorien wie "Rechnung" und "Sonstige" zu und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.

Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie im Unternehmen ablaufen, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen. Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Bauleitung" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann. Alle Dokumente, die über den digitalen Posteingang eingehen, werden im Dokumentenmanagement Dataflor Bauakte erfasst und bei Änderungen revisionssicher archiviert. Das schützt die Mitarbeiter vor dem Vergessen und hilft bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Dokumenten.

Der digitale Posteingang und die Bauakte erfüllen alle Anforderungen für ersetzendes Scannen der TR03138 (Technische Regelung) des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie). Das bedeutet, dass die originalen Papierdokumente nach dem Scannen GoBD-konform vernichtet werden dürfen.

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumententext, sondern auch alle 14 steuerrechtlich relevanten Datenfelder, darunter Menge, Mengeneinheit und Preis. Die eingelesenen Daten stehen für Controllingauswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

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