Inventarmanagement für Baumaschinen und -geräte

Wirtschaftsgüter können besser digital verwaltet werden

Ein IT-gestütztes System für die Inventarisierung hat viele Vorteile.Foto: Hoppe Unternehmensberatung

Heusenstamm (ABZ). – Mit einem IT-gestützten System für die Inventarisierung behalten Unternehmen einfacher den Überblick, meint Softwareexperte Ulrich Hoppe. Er gibt Tippsfür die Auswahl. Das Thema Inventarisierung von Baumaschinen, Stapler, Baugeräten und auch Büromöbeln und IT Equipment wirkt in manchen Bauunternehmen immer noch wie ein Schreckgespenst.

Sofort tauchen vor dem inneren Auge Bilder von langen Zähllisten mit Gegenständen auf, die gezählt und dokumentiert werden müssen. Das sieht nach endloser Arbeit aus. Dabei können Wirtschaftsgüter schon längst digital verwaltet werden, sagt Ulrich Hoppe, Consultant von der Hoppe Unternehmensberatung und Hersteller der Inventarsoftware www.Inventarsoftware.de. Er rät Unternehmen, ein effizientes und rechtskonformes IT-gestütztes System für die Inventarisierung einzuführen.

Zum einen, weil das Gesetz ein Inventarverzeichnis für jede Firma vorschreibe. Die umfangreichen Daten seien ein rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis, so dass Unternehmen einer Betriebsprüfung gelassen entgegen sehen könnten. Ein Inventory Management solle aber nicht nur als lästige Pflichterfüllung betrachtet werden, meint Hoppe. Denn Unternehmen könnten mit der richtigen Software auch sehr wertvolle Informationen gewinnen. Inventarmanager und Facility Manager müssten zum Beispiel über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar Bescheid wissen. Und die IT-Abteilung sei an der Inventarisierung der Computer, Drucker Notebooks und Beamer interessiert.

Mit Hilfe einer Inventarsoftware erhalten Unternehmen auch Transparenz für ihre Inventarverwaltung, um Einsparpotenziale identifizieren und ihr Budget effizient einsetzen zu können. Eine passende Software biete laut Hoppe einen aktuellen Überblick über das vorhandene Inventar und dessen Wert, damit der Unternehmer die richtigen Entscheidungen für anstehende Investitionen treffen kann. "Oft weiß man zwar, welche Wirtschaftsgüter im Umlauf sind, es fehlen aber Angaben zum Zustand oder dem genauen Standort", sagt er. Nur bei kompletten Angaben könne jedoch von Transparenz gesprochen und es könnten falsche Anschaffungen vermieden werden.

Mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis könnten die Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer kalkuliert werden. Das Unternehmen wisse zu jeder Zeit, in welchem Zustand die Vermögensgegenstände sind und könne Finanzmittel zielgenauer einsetzen. Anstatt zum Beispiel ein Budget für die Anschaffung von 50 neuen Bürostühlen zu taxieren, kann es mit der Software ermitteln, dass nur zehn gebraucht werden.

Um die richtige Software zu finden, sollten Unternehmen laut Hoppe einige Punkte beachten. So sollte sich das Inventar zu einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Die Inventarsoftware sollte auch es ermöglichen, für jeden Vermögensgegenstand eine Historie anzulegen, um schnell erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Es sei wichtig, dass die Lösung auch Garantiezeiten berücksichtige. Die Software sollte zudem mandantenfähig sein, also beispielsweise parallel von mehreren Anwendern im lokalen Netzwerk genutzt werden können.

Die Inventarsoftware sollte außerdem mit mobilen Endgeräten kompatibel sein. Daher werden die Barcodes mittels einer App für iOS und Android erfasst und per Smartphone oder Tablet können auch Bilder und Videos hinzugefügt werden. Der zuständige Mitarbeiter kann also mit seinem Smartphone den Code einscannen und bekommt sofort alle in der Software verfügbaren Informationen zu den Betriebsmitteln. Für Anwender mit vielen Standorten sei die Datenaustausch-Funktion praktisch: Die Daten werden in einer CSV-Datei gespeichert und sind via E-Mail, Dropbox oder FTP-Server übertragbar.

Ein integriertes Dokumentenmanagement ermögliche es, diverse Dokumente in der Inventardatenbank abzulegen und den Inventaren zuzuordnen.

Softwarelösungen für Inventarplanung würden sich für einen Einstieg ins Smart-Inventory der Industrie 4.0 eignen. Das Tool sei bedienerfreundlich. Die Inventargüter in einer Software würden meistens mittels Raumplänen grafisch sehr anschaulich erfasst. Durch vordefinierte Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie könnten Erstdaten einfach erfasst werden. Zu jedem Inventar könnten Dateianhänge wie etwa Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher oder Rechnungen hinzugefügt werden.

Im Inventar-Check könnten die Daten des Inventarplaners zusammengefasst und in Säulen- oder Kuchendiagrammen grafisch dargestellt werden. Die Barcode-Etiketten seien wichtiger Bestandteil des gesamten Systems. "Wenn wir bedenken, dass sich die Zukunft der Arbeitswelt um das Internet der Dinge dreht, so ist das digitalisierte Inventory Management eine wichtige Vorstufe", meint Hoppe. Bald entfalle das Einscannen der Barcodes vielleicht sogar komplett, wirft Hoppe einen Blick in die Zukunft.

Wirtschaftsgüter könnten künftig womöglich selbstständig mit der Software kommunizieren und etwa den aktuellen Standort und weitere Informationen angeben. "Auch wenn wir jetzt noch nicht so weit sind, lohnt sich eine Digitalisierung der Wirtschaftsgüter auf jeden Fall, unabhängig von Größe und Komplexität des Unternehmens", so seine Empfehlung. Um die Vorteile und Funktionen einer Inventarverwaltung kennenzulernen, empfiehlt Hoppe Interessierten, eine der zahlreich verfügbaren Demodaten zu nutzen. In diesen seien typische Inventargüter sowie deren Historien und Bewegungen hinterlegt.

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