WhatsApp DSGVO-konform nutzbar machen

Mehr als 40 Partner aus Bauwirtschaft, Technologie und Forschung – darunter das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) und das Fraunhofer ISST – arbeiteten drei Jahre lang an digitalen Methoden für den Baualltag.

Die Bauwirtschaft ist nach Angaben der Entwickler eine der am wenigsten digitalisierten Branchen weltweit. Dazu tragen branchenspezifische Besonderheiten wie wechselnde Teams aus verschiedenen Gewerken und der geringe IT-Bezug vieler Beschäftigter bei. Komplexe organisatorische Strukturen mit zahlreichen Auftraggebern erschweren den Prozess zusätzlich.

Trotz mangelnder IT-Affinität nutzt die Branche längst digitale Werkzeuge. Die einzigen flächendeckend genutzten und allgemein akzeptierten Softwarelösungen auf Baustellen sind Messenger wie WhatsApp, Telegram und Viber. Allein WhatsApp wird laut BauInfoConsult (2020) von 72 % aller Bauakteure für die interne Abstimmung genutzt und von 55 % aller Bauakteure für die Baustellendokumentation.

Dokumente lassen sich schnell und unkompliziert teilen

WhatsApp taugt nach Angaben der Entwickler als kleinster gemeinsamer Nenner: Jeder kennt es, jeder nutzt es. Fotos, Videos, Sprachnachrichten oder Dokumente lassen sich schnell und unkompliziert teilen – ohne Schulungsaufwand, ohne zusätzliche App, ohne IT-Hürden. Gerade darin liegt laut Valoon das Potenzial. Ein Werkzeug, das alle akzeptieren, kann ein Motor für die digitale Transformation auf der Baustelle sein.

Das setzt jedoch voraus, dass die mit dem Tool einhergehenden Probleme behoben werden. Schließlich ist WhatsApp ursprünglich kein Projektmanagement- oder Dokumentationssystem. Die fehlende Strukturierung der flüchtigen Chats und Informationen machen eine fachgerechte Nutzung schwierig. Eine weitere Hürde: In Bezug auf Datenschutz gilt WhatsApp nicht als DSGVO-konform. Die Erfahrungen der vergangenen Jahre haben laut den Entwicklern gezeigt: Zusätzliche Apps oder komplexe Logins sind auf der Baustelle selten erfolgreich. Beschäftigte wollen keine neuen Anwendungen installieren oder Schulungen besuchen, sondern die Werkzeuge nutzen, die sie ohnehin schon täglich verwenden. Das Forschungsprojekt SDaC zeigte: Während KI im Ingenieurwesen und in der Planung bereits gut funktioniert, stößt sie am Bau auf Widerstände. Gleichzeitig machte man eine zentrale Beobachtung: In der Branche wird längst digital kommuniziert – und zwar massiv über Messenger-Dienste.

Parallel dazu entwickelte Meta mit der WhatsApp Business API eine Schnittstelle, die unternehmensreife Funktionen bereitstellt. Sie wird bereits in Branchen wie dem Einzelhandel oder der Luftfahrt genutzt, etwa für Kaufprozesse, Ticketbestätigungen oder Statusmeldungen. Aus diesen Erkenntnissen heraus entstand die Idee, die WhatsApp Business API gezielt als Datenerfassungs-Route in Bauprojekten einzusetzen. Diese wird nicht über private Endgeräte betrieben, sondern über eine Cloud-Schnittstelle. Dadurch entfallen laut Anbieter Adressbuchabfragen und unkontrollierte Datenflüsse. Aus dem Forschungsprojekt heraus entstand das Startup Valoon, das basierend auf Messengern wie WhatsApp eine DSGVO-konforme Baumanagement-Software entwickelt hat.

Mit Valoon lassen sich nach Herstellerangaben Fotos, Aufmaße, Stundenzettel, Lieferscheine und andere Dokumente direkt per WhatsApp erfassen und automatisch im richtigen Projekt ablegen.

Alle Kommunikationsinhalte verschlüsselt übertragen

Ob Fotodokumentation, Zeitenerfassung oder das schnelle Nachschlagen eines Plans – alles ist laut Anbieter mit wenigen Klicks möglich. Valoon spart nach eigenen Angaben Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Büro und Baustelle nahtlos zusammenarbeiten. Außerdem können über standardisierte Schnittstellen Daten DSGVO-konform in nachgelagerte Systeme wie ERP, Dokumentenmanagement oder Business Intelligence übergeben werden. Durch die Anbindung an die WhatsApp-API werden nach Herstellerangaben alle Kommunikationsinhalte verschlüsselt übertragen.

Die Speicherung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland. Damit wird die Verarbeitung der Daten den Vorgaben der DSGVO gerecht. Zur rechtkonformen Nutzung von WhatsApp in Bauprojekten sind laut Valoon mehrere Bausteine entscheidend: Cloud API: Nachrichteninhalte werden über die Cloud API verarbeitet. Der Speicherort ist auf Deutschland/EU festgelegt.

Adressbücher in Valoon: Relevante Arbeitskontakte können direkt in Valoon abgelegt werden und sind für alle Projektbeteiligten per WhatsApp abrufbar – ohne Synchronisation zu Meta. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Kommunikationsinhalte sind geschützt; auch WhatsApp selbst hat keinen Zugriff. Einwilligungsmanagement: Vor der Kommunikation wird eine Zustimmung gemäß des Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO eingeholt und dokumentiert.

Rechte- und Zugriffskontrolle: Benutzerzugänge werden restriktiv vergeben, Protokolle regelmäßig überprüft, Administratorrechte streng begrenzt. Trennung und Pseudonymisierung: Unterschiedliche Datenzwecke werden organisatorisch und technisch voneinander getrennt. Löschkonzepte: Personenbezogene Daten können jederzeit gelöscht werden, zusätzlich gibt es dokumentierte Backup- und Wiederherstellungsprozesse. Organisation und Schulung: Datenschutz wird durch speziell geschulte Verantwortliche begleitet, Mitarbeitende regelmäßig sensibilisiert.

Der Vorteil für Bauprojekte liegt nach Angaben der Entwickler auf der Hand: Die Mitarbeiter können weiter den gewohnten Messenger nutzen und werden nicht überfordert. Zudem sorgt die automatische Umwandlung von Chats, Fotos oder Sprachnachrichten in Tickets, Bautagesberichte oder Aufgaben für Struktur und Nachvollziehbarkeit. So verbindet sich Akzeptanz in den Teams mit Compliance auf Unternehmensebene. Dank Valoon wird ein Werkzeug, das ohnehin auf jeder Baustelle präsent ist, zu einem Schlüssel für die digitale Transformation – einfach, akzeptiert und zugleich rechtskonform.