Überblick über Prüffristen behalten

Heusenstamm (ABZ). – Für die sicherheitstechnische Überprüfung der Betriebsanlagen und der technischen Arbeitsmittel sollten Sicherheitsingenieure moderne Methoden wie eine Software für ein papierloses Prüffristenmanagement einsetzen, damit Termine nicht verstreichen und eventuelle Mängel gleich dokumentiert werden. Dazu rät die Unternehmensberatung Hoppe, die dafür die Software "Wartungsplaner" anbietet.

Durch die Software erhalten Unternehmen Transparenz und Rechtssicherheit im Wartungs- und Prüffristenmanagement, sagt Ulrich Hoppe, Senior Consultant von der Hoppe Unternehmensberatung. Eine rechtzeitige Inspektion und Wartung verringere Arbeitsunfälle, daraus resultierende Kosten oder Ausfälle von Mitarbeitern und Stillstand von Maschinen oder Anlagen.

Bei regelmäßigen Betriebsbegehungen müssen Bauleiter und Sicherheitsfachkräfte kontrollieren, ob die Arbeitsverfahren sicher sind und ob die Anlagen und die technischen Arbeitsmittel den Vorschriften und dem Stand der Technik entsprechen. Sie müssen also nicht nur die Arbeitsschutzgesetze kennen, sondern auch Pläne, Betriebsanleitungen und technische Daten lesen und interpretieren können. Dieses Aufgabenfeld könne mit klassischen Organisationsmethoden wie Excel-Tabellen, Word oder Datenbanken nicht mehr optimal abgedeckt werden, meint Hoppe. "Deswegen setzt sich in vielen Betrieben der Einsatz von digitalen Arbeitsmitteln wie Software für das Prüffristenmanagement durch, um Sicherheitsingenieure zu entlasten."

Der Gesetzgeber sieht für Betriebsmittel, die eine potenzielle Gefahrenquelle sind, regelmäßige Prüfungen vor. Zu diesen Betriebsmitteln gehören nicht nur überwachungsbedürftige Baumaschinen, Krane und Bagger, sondern auch Türen und Tore, Leitern und Tritte bis hin zur Steckdosenleiste im Büro. Kommt es aufgrund einer nicht durchgeführten Prüfung zu einem Unfall mit Personenschäden, verweigern die Berufsgenossenschaften die Leistung, warnt Hoppe. Und Versicherungen würden ebenfalls die Haftung ausschließen, wenn etwa ein nicht geprüftes Elektrogerät einen Brand verursache.

Neben der Planung ist auch die Dokumentation eine entscheidende Säule im Prüffristenmanagement. Das gilt nicht nur für die betriebsinterne Aufzeichnung, sondern auch, wenn externe Instanzen wie das Gewerbeaufsichtsamt, das Amt für Arbeitsschutz oder der zuständige Unfallversicherungsträger, Audits ankündigen. Mit einer professionellen Software für Prüffristenmanagement können Prüfberichte, Prüfergebnisse und Prüfprotokolle festgehalten werden. Das erleichtert die Arbeit von Sicherheitsingenieuren, die gesetzlich dazu verpflichtet sind "über die Erfüllung der übertragenen Aufgaben regelmäßig zu berichten". Mit einer Software können die Vorteile des elektronischen Prüffristenmanagements für eine zuverlässige Arbeitsschutzdokumentation ausgeschöpft werden. Alle Nachweise sind an einem Ort gespeichert. Das digitale Kontrollbuch enthält einen Überblick über alle Kontrollen, beanstandete Punkte und Instandhaltungsmaßnahmen. Auch der Versand als pdf-Datei an die Kontrollinstanzen ist gängige Praxis.

Bei der Auswahl der Software sollte besonders darauf geachtet werden, dass die Bedienung intuitiv und benutzerfreundlich ist, rät Hoppe.

Eine Software für Prüffristenmanagement müsse auch auf mobilen Endgeräten funktionieren, meint er zudem. So können eventuelle Mängel direkt auf dem Smartphone oder Tablet dokumentiert und Fotos angehängt werden.

Hoppe empfiehlt mit seiner Software Wartungsplaner folgende Schritte, um Prüf- und Wartungstermine zu managen: Zuerst werden alle prüfpflichtigen Betriebsmittel mit ihren Zyklen für die Prüfung und Wartung im System erfasst. Dann werden Prüf- und Wartungstermine festgelegt. Danach stehen die Auswertungen mithilfe der Aufgabenlisten oder der E-Mail-Erinnerung an. Als nächster Schritt werden Prüfungen, Inspektionen und Servicetermine organisiert und dokumentiert. Schließlich kann der Prüfbericht erledigt und das Prüfprotokoll angehängt werden. Der letzte Schritt ist die automatische Generierung einer Wiederholungsprüfung.