Technische und kaufmännische Aufgaben beim Energieversorger perfekt vernetzt

Berlin (ABZ). – Die Stromnetz Berlin GmbH ist für das Berliner Verteilungsnetz verantwortlich. Das Netz des Energieversorgers in der Hauptstadt besteht aus Teilnetzen in den Spannungsebenen Hochspannung (110 kV), Mittelspannung (10 kV) und Niederspannung (0,4 kV) und ist über Umspannwerke an das vorgelagerte Übertragungsnetz gekoppelt. Unabhängig vom Stromlieferanten versorgt der Netzbetreiber Haushalte, Unternehmen und Institutionen in Berlin mit elektrischer Energie und leistet darüber hinaus mit fortschrittlicher Technologie zur Nutzung von erneuerbaren Energien seinen Beitrag zur Energiewende. Die Stromnetz Berlin GmbH steuert die Netzgestaltung und -entwicklung in Stadt und Land Berlin. Weitere Aufgaben des Energieversorgers sind Zählung, Messung und Bereitstellung der Verbrauchswerte sowie 24-Std.-Support im Störungsfall. Zur Weiterentwicklung des Berliner Stromnetzes setzt das Unternehmen auf innovative Smart-Grid-Lösungen. Um dem stets hohen Qualitätsanspruch gerecht zu werden, ist modernste Technologie in allen Bereichen des Unternehmens ein zentrales Element.

Seit Dezember arbeitet der für den Neubau und die Ertüchtigung von Umspannwerken verantwortliche Geschäftsbereich produktiv mit dem Projekt- und Kostenmanagementsystem iTWO von RIB. Rund 30 Personen in dieser Business Unit nutzen das Projektsteuerungssystem für technische Aufgaben und Prozesse rund um das Planen und Bauen. "Die Idee, ein durchgängiges IT-System für die technische Seite unserer Projektaufgaben einzuführen, das zudem mit unseren Unternehmensprozessen auf kaufmännischer Ebene interagiert, entstand bereits zwei Jahre zuvor", berichtet Krzysztof Kaczmarek, der Projektleitung und Teilprojektleitung in Umspannwerks-, Neubau- und Ertüchtigungsprojekten verantwortlich steuert. Der Grund: Durch das historische Wachstum des Unternehmens haben sich in allen Geschäftsbereichen der Stromnetz Berlin GmbH sehr spezielle Prozesse mit ganz eigenen Bedürfnissen etabliert. "Für diese Zwecke war eine IT-Lösung erforderlich, die unseren Prozess optimal abbildet und für eine durchgängige Transparenz bei der Kostenschätzung sorgt", ergänzt Kaczmarek. Als Projektleiter und Key-User bei der Einführung der RIB-Software iTWO unterstützt er Kolleginnen und Kollegen bei der Einarbeitung in das neue IT-System, das bislang im gesamten Unternehmensbereich gut angenommen wurde. Eine einheitliche Software für alle technischen Aufgaben und Prozesse gab es zuvor im Unternehmen nicht. Tabellenkalkulationssysteme waren üblich, die jeder Projektleiter und Teilprojektleiter selbständig pflegte. Mit einer neuen, integrierten Lösung zielt das Unternehmen darauf ab, Kosten durchgängig zu dokumentieren und von in allen Projekten gewonnenen Erfahrungswerten bei neuen Aufgaben zu profitieren. Neben RIB iTWO rwurden bei der Stromnetz Berlin GmbH auch weitere technische Projekt- und Kostenmanagementsysteme analysiert. Da die RIB-Software sich sehr gut an den unternehmensspezifischen Prozess anpassen ließ und weiter eine Kostendatenbank mit besonders hohem Leistungsumfang bietet, fiel die Entscheidung für die Implementierung des RIB-Systems. Ein weiteres Plus: Neben dem umfassenden Einsatz der RIB-Lösung bei Kostenschätzung, EU-Ausschreibungen und Projektabschluss rofferiert die Software viele weitere Funktionen, die für zukünftige Prozessanpassungen und -erweiterungen im Unternehmen von Interesse sind.

Bereits in der Pilotierungsphase im Jahr 2014 wurde innerhalb des RIB-Programms damit begonnen Vorlageprojekte zu schaffen. Diese enthalten technische Leistungsverzeichnisse mit Leistungspositionen, die das Unternehmen bei EU-weiten Ausschreibungen an Bieterfirmen in dieser Form herausgibt. Die Vorlagen bieten den Vorteil, dass sich ein neues Projekt ohne großen Aufwand im System anlegen lässt, denn sie dienen als Fundament dafür. Sie enthalten durchschnittliche Werte verschiedener Preisniveaus. Im Zuge der produktiven Nutzung der RIB-Software fließen Erfahrungswerte aller Projektleiter sukzessive in diese Kostendatenbank ein. Projekte können nach und nach besser miteinander verglichen werden, und alle an den Projekten Beteiligte profitieren vom Erfahrungsschatz der Projekt- und Teilprojektleiter. "Viel Kommunikation, die zuvor per E-Mail und Telefon für Kostenschätzungen erfolgte, entfällt nun, da die Informationen jetzt allen relevanten Projektbeteiligten transparent in einem System zur Verfügung stehen", erklärt Krzysztof Kaczmarek. Mit der neuen RIB-Lösung war es dem Unternehmen ein wichtiges Anliegen, die technischen, projektbezogenen Aspekte mit der kaufmännischen Ebene durchgängig zu verzahnen und im Projektabschluss zu berücksichtigen. Die Stromnetz Berlin GmbH arbeitet mit SAP. Im Unterschied zum technischen RIB-Programm werden Projektdaten hier auf einer anderen, "kaufmännischen Ebene" dargestellt. Die technischen Informationen zu einzelnen Betriebsmittelgruppen sind im SAP-System stark limitiert. Während die RIB-Software die Leistungspositionen, die an Bieterunternehmen tatsächlich herausgegeben werden, allesamt einzeln aufführt, gibt es im kaufmännischen Programm SAP lediglich eine Gruppeninformation über die jeweiligen Betriebsmittelgruppen. iTWO enthält darüber hinaus Informationen über Leistungsumfangs- und Kostenänderungen aufgrund von Nachträgen. Ein spezifischer Umrechnungsschlüssel hilft dabei, die in SAP auf der kaufmännischen Ebene gebuchten Kosten inklusive der Änderungen aufgrund von Nachträgen so in die technische iTWO-Software zu übertragen, dass die Kosten nach wie vor – mit leichten Verschiebungen – auf die technischen Positionen umgerechnet werden und im Anschluss in der Kostendatenbank von RIB iTWO so abgelegt werden können. "Kaczmarek dazu: "Die Verschiebungen sind so gering, dass auf dieser Basis trotzdem sehr gut Prognosen für neue Projekte erstellt werden können."

In allen Projektphasen bietet die Verzahnung zwischen RIB iTWO und SAP ERP somit sehr gute Auswertungsmöglichkeiten. Welche Kosten wurden geschätzt, was errechnete sich nach der Vergabe an Fremdfirmen? Und: Wie sehen am Ende die tatsächlichen Istkosten aus? Sämtliche Informationen können die Projektleiter und Teilprojektleiter jetzt für neue Projekte stets heranziehen. Mit jedem neuen Projekt wird die Kostendatenbank auf Basis der Softwareintegration um neue, genauere Kosteninformationen aus echten Projekten ergänzt, was neue Kostenschätzungen immer weiter optimiert. r"Die iTWO-Lösung bietet selbstverständlich noch sehr viel mehr Möglichkeiten für alle Aufgabenbereiche in Ausschreibung und Vergabe, die wir aktuell noch nicht ausschöpfen", so Kaczmarek. "So stellen wir uns bspw. vor, zukünftig Bieterpreise allesamt in die Kalkulation mit aufzunehmen und die Nachtragsabwicklung innerhalb der RIB-Software zu dokumentieren. Zum jetzigen Zeitpunkt konnten wir mit Hilfe der RIB-SAP-Integration eine hohe Transparenz innerhalb der Projekte schaffen, was uns viele Vorteile bietet. Da das Programm einen umfassenden Leistungsumfang bietet, gehen wir bei der Einführung weiterer Features schrittweise vor. Dass wir jetzt mit der Verzahnung unserer Projekte auf technischer und kaufmännischer Ebene durchweg Erfahrungswerte zwischen allen Projektleitern sichern können, ist für alle Projektbeteiligten innerhalb unserer Business Unit von Vorteil", fasst er zusammen.