Schnittstellen für effizientes Gewährleistungsmanagement

Claus Mink ist Geschäftsführer bei der ProFM Facility & Project Management GmbH. Foto: ProFM Facility & Project Management

Groß-Bieberau. -Die schnelle und sichere Erfassung, Weitergabe und Auswertung von Daten: einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für ein effizientes Gewährleistungsmanagement. Informationen müssen integriert und ohne Aufwand an weiterführende Services oder Dienstleister weitergeleitet werden können. Sind standardisierte Schnittstellen vorhanden, können Prozesse weitreichend digitalisiert und damit für alle Akteure effizienter gestaltet werden. So vereinfacht beispielsweise eine Schnittstelle zu SAP den administrativen Prozess bei der Ersatzvornahme: Der Handwerker trägt die erforderlichen Daten ein, vollendet den Auftrag und erhält durch einen einfachen Klick eine Auftragsnummer. Welche weiterführenden Services im Mängelmanagement einen echten Nutzen stiften und warum es dafür eine standardisierte Schnittstelle braucht, erläutert Claus Mink praxisnah in seinem Fachbeitrag.

Problematische Erfassung und Übermittlung

Im Gewährleistungsmanagement stoßen viele Verantwortliche bei der Datenerfassung und -übermittlung auf Herausforderungen. Häufig sind die Daten in den einzelnen Bereichen der Anwendung separiert (Excel-Tabellen, Datenräume oder individuelle Anwendungen) – eine händische Übertragung ist erforderlich. Bei einer Ersatzvornahme trägt das Unternehmen etwa die benötigten Informationen in das führende Finanzverwaltungssystem (z.B. SAP) ein. Es gilt dann, die vorhandenen Informationen und Unterlagen aus den verschiedenen Systemen und Datenräumen zusammenzuführen. Auch die automatische Übernahme oder das Zurückspielen von Daten zwischen unterschiedlichen Systemen, etwa zwischen Dienstleister und Kunden, ist größtenteils unmöglich. Dies führt bisweilen dazu, dass der Auftraggeber Mängel in seinem Tool schriftlich anzeigt und der Empfänger diese per Hand erneut erfassen muss. Der unnötige Medienbruch führt zu Übertragungsfehlern, erhöhtem Zeitaufwand sowie redundanten Daten. Da die Information auf beiden Seiten des Prozesses über mehrere Personen verteilt vorliegt und nicht zentral in einem System gespeichert ist, ist die fragmentierte Kommunikation zu den jeweiligen Punkten ein weiteres Problem.

Schnittstellen vereinfachen Prozesse

Um die vorhandenen Mängel schnell, leicht und ohne Datenprobleme zu erfassen, benötigen die Verantwortlichen ein effizientes und schlankes Mängeltool. Eine solche Lösung muss idealerweise die Informationen zu einem Themenpunkt übersichtlich zusammenführen. Entscheidend sind darüber hinaus eine oder mehrere zeitgemäße Schnittstellen (APIs, z.B. REST-APIs über das Internet) über die die Systeme der Nutzer Daten schnell und sicher austauschen können. Der Auftraggeber nimmt dann Mängel mit seinem eigenen Mängeltool auf und synchronisiert die Daten mit dem Tool des Generalunternehmers bzw. des Errichters.

Im Gewährleistungsmanagement stoßen viele Verantwortliche bei der Datenerfassung und -übermittlung auf Herausforderungen. Foto: AdobeStock

Dies können Mängel aus der Abnahme durch den Bauträger bzw. der Übergabe des Mieters, ein Sachverständigen-Mangel oder ein Mangel aus der Gewährleistung sein. Um ein Monitoring zu ermöglichen, sollten Auswertungen über die Mangelaufnahme und -beseitigung in ein Fremdsystem einspielbar sein. Bei einer Ersatzvornahme für einen Mangel können die Verantwortlichen zur Erstellung der Beauftragung die benötigten Informationen – verantwortliches Gewerk, Ort des Mangels, vorliegende Angebote etc. – sowie Unterlagen an das kaufmännische System übergeben.

Rollenabhängiges Mängelmanagement

Was bedeutet dies konkret für die Bauwirtschaft? Das hängt von der jeweiligen Rolle ab: In der Regel erhält ein Unternehmen einen vorhandenen Mangel seiner Ausführung zur Behebung gemeldet. In dieser Konstellation ist es wichtig, dass es möglich ist, Mängelmeldungen mit den erforderlichen Details in das Bau-System zu übernehmen, dort zu bearbeiten und im Anschluss zurückzumelden. Besteht die Möglichkeit nicht, ist zumindest die direkte Bearbeitung aus Sicht des Ausführenden in einem Mängeltool sinnvoll. Der Datenaustausch auf Papier oder als E-Mail kann nur eine Notfall-Lösung sein. Nimmt das Unternehmen hingegen eine aktivere Rolle bei der Mangelbeseitigung ein, kann es ein eigenes Mängeltool einsetzten und Kunden und Partnern bereitstellen. Sind auf Seiten des Auftraggebers bereits Systeme vorhanden, sind standardisierte Schnittstellen von entscheidender Bedeutung.

Fazit

Bei der Auswahl der richtigen Werkzeuge sollten Entscheider darauf achten, Insellösungen zu vermeiden. Das Tool sollte sich einfach und mittels Standardschnittstellen in bestehende Systeme integrieren lassen. Dabei sind neben den technischen Voraussetzungen auch die Workflows der beteiligten Unternehmen abzustimmen. Diese Abstimmung sollte idealerweise bereits im Zuge der Beauftragung oder in der Abstimmung des Bauvertrages festgelegt und somit verbindlich frühzeitig für alle Beteiligten planbar sein.

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Der Autor ist Geschäftsführer bei der ProFM Facility & Project Management GmbH.

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