Die Cloud am Bau

Personalprozesse orts- und zeitunabhängig abwickeln

Fritz Lindner ist Abteilungsleiter Produktmanagement Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Agenda Informationssysteme.Foto: Agenda Informationssysteme

Rosenheim (ABZ). – Innovativer. Nachhaltiger. Effizienter. Wer heute als Bauunternehmen wettbewerbsfähig sein möchte, braucht vor allem eins: gutes Personal. Doch wie dieses bestens verwalten, wenn sich Administration und Baustelle nicht einmal am selben Standort befinden? Gerade im Baugewerbe scheint eine professionelle Personalarbeit mit Hürden verbunden. Abhilfe schafft hier die digitale Wolke – die Cloud. Mit ihr wickeln Unternehmen ganze Prozesse online ab und überwinden dadurch problemlos Hindernisse, mit denen sie in ihrer Branche konfrontiert sind. Es ist ein Szenario, auf das Bauunternehmer vorbereitet sein sollten: Besuch auf der Baustelle. Dieser weist sich als Zollbeamter aus und kontrolliert, ob jemand schwarz arbeitet. Papiere der Mitarbeiter, Arbeitsverträge, Lohn- bzw. Meldeunterlagen sowie Gehaltsabrechnungen sind jetzt gefragt. Doch wie diese vorweisen, wenn sich das Hauptgebäude einige Kilometer entfernt befindet? Hier kommt die Cloud ins Spiel.

Arbeitet ein Unternehmen mit einer HR-Software, die solche Anwendungen integriert hat, sind Dokumente orts- und zeitunabhängig verfügbar. Per Zugriffsberechtigung legt die Personalabteilung fest, wer welche Daten über das cloudbasierte MSS (Manager Self Service)- oder ESS (Employee Self Service)-Portal einsehen darf. So besteht die Möglichkeit, dass der Baustellenleiter per Smartphone, PC oder Tablet in seinem Internetbrowser auf die angefragten Unterlagen zugreifen und diese problemlos bei Zollkontrollen vorweisen kann.

Durch solche Portal-Lösungen können ganze HR-Prozesse über die Cloud abgewickelt werden. Davon profitieren Mitarbeiter und Personalverantwortliche gleichermaßen. Die Daten sind zu jeder Zeit sicher verschlüsselt. Praktisch ist das auch bei der Zustellung der Lohndokumente. Bislang kostet dieser Prozess Personalverantwortliche viel Zeit: Die Unterlagen müssen ausgedruckt, kuvertiert und verschickt werden. Stellen HR-Mitarbeiter diese dagegen über ein ESS-Portal zur Verfügung, greifen Mitarbeiter per Login individuell auf ihren digitalen Gehaltszettel selbst zu. Die Daten stehen bspw. bei Agenda drei Jahre zum Download bereit. Wer ist wie erreichbar? Eine Frage, die sich am Bau häufig stellt und über MSS/ESS-Portale schnell beantwortet werden kann: Hier sind relevante Kontaktdaten wie Standort und Telefonnummer zu dem jeweiligen Mitarbeiter für alle einsehbar, die auf der Plattform registriert sind.

Wer fährt welches Fahrzeug, wer hat gerade welches Werkzeug im Einsatz und wer trägt welche Arbeitskleidung? Auch solche Informationen lassen sich über die digitale Wolke bereitstellen.

Apps bieten ebenfalls die Möglichkeit, HR-Prozesse wesentlich zu vereinfachen. Das lässt sich anhand der Krankmeldung verdeutlichen. Diese muss in der Regel bis zum dritten Tag der Krankheit in der Personalabteilung vorliegen. Das bedeutet für den Mitarbeiter, dass er die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) häufig direkt nach dem Arztbesuch persönlich in der HR vorbeibringen oder postalisch auf den Weg bringen muss – Ein unnötig aufwändiges Verfahren, da der Sachbearbeiter den Zettel ohnehin nicht im Original benötigt. Unternehmen vereinfachen diesen Prozess, indem der Mitarbeiter seine AU mit dem Handy fotografiert und per App direkt an die Personalabteilung verschickt. Der HR-Sachbearbeiter empfängt das Dokument am PC, verarbeitet die Information und legt sie anschließend in der digitalen Personalakte des Angestellten ab. Innovativer. Nachhaltiger. Effizienter. Mithilfe von modernen Cloudanwendungen in Kombination mit einer Software können Bauunternehmer das auch über ihre HR sagen.

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Fritz Lindner ist Abteilungsleiter Produktmanagement Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Agenda Informationssysteme.

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