Management-System implementiert

Neustadt (ABZ). – Die von Justus von Wedel und Klaas Windmöller angeführte Firma gehört heute zu weltweit agierenden Unternehmen für den Einbau von Klinkerkühlern und realisiert zwischenzeitlich komplette Zementanlagen rund um den Globus als Turnkey-Projekte. Die IKN GmbH ist mit eigenen Vertriebs- und Serviceniederlassungen außerdem in Asien, in den USA und in Südamerika vertreten.

"Bei unseren großen Turnkey-Projekten im Anlagenbau, die sich über mehrere Jahre erstrecken können, kommen schonmal rund 40 000 E-Mails zusammen", erklärt Olaf Windmöller, Director Projects bei IKN.

Die Problematik für die Projektteams bestand im Unternehmen vor allem darin, dass die für den Projektverlauf und -fortschritt relevanten Informationen in der Ablagestruktur des Unternehmens schwer auffindbar waren. "Insbesondere diejenigen Personen, die nicht selbst Empfänger der projektbezogenen E-Mails waren, taten sich oft schwer, an die für ihre Belange dennoch sehr wichtigen Informationen zu gelangen."

Um dieser Problematik entgegenzuwirken, implementierte das Unternehmen zunächst testweise ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Doch das erforderliche Verschlagworten und Kategorisieren der E-Mail-Flut sorgte nicht für die gewünschte Entlastung, sondern brachte stattdessen noch mehr Arbeit mit sich.

Bei der Scherr+Klimke AG, Generalplaner im baden-württembergischen Ulm, entdeckte das Unternehmen erstmals die nicht-invasive Software von Newforma. "Bei dieser IT-Lösung ist es nicht erforderlich, die traditionellen, im Unternehmen gesetzten Ablagestrukturen zu verändern", erläutert Windmöller. "Das hat uns gut gefallen. Und Newforma hilft uns dabei, in unseren Projekten ganz einfach – wie mit Google – nach den Informationen zu suchen, die wir benötigen."

Kurzerhand war der komplette Datenbestand inklusive der kleineren Aufgaben mit rund 4000 E-Mails pro Projekt in Newforma importiert. Die Mitarbeitenden im Hause IKN schätzten vor allen Dingen, dass kein Change-Management vonnöten war und keine neuen Prozesse und Workflows verinnerlicht werden mussten. Sie konnten einfach weiterarbeiten wie gewohnt. Ein Vorteil: Die üblichen Doubletten oder Mehrfachablagen im Unternehmen, die Mitarbeitende anfertigten, um die Informationen schneller und leichter wiederzufinden, fielen weg. Und auch die Einführung ging schnell und unkompliziert vonstatten heißt es seitens der Verantwortlichen.

In den drei von Newforma durchgeführten Basisschulungen des Unternehmens definierte das Team zwei Key-User, die sich sehr schnell mit dem System zurechtfanden und zwischenzeitlich rund 30 Mitarbeitende im gesamten Unternehmen erfolgreich schulten. "Und wenn wir doch einmal einen Support-Fall haben, dann werden wir von den Newforma-Servicemitarbeitern und -mitarbeiterinnen auch verstanden", ist Windmöller überzeugt.

Im nächsten Schritt plant das Unternehmen, auch die Vertriebs-Crew an das System anzubinden. In diesem Bereich ist aufgrund der hohen Angebotsdichte und einer gewachsenen Struktur bei IKN etwas mehr Flexibilität erforderlich – aber auch hier versprechen sich Olaf Windmöller und sein Team eine hohe Akzeptanz und vor allem Zeitersparnis. Schrittweise sollen dann auch die zahlreichen internationalen Niederlassungen von den Vorteilen des Projektinformations-Management-Systems profitieren. "Im Finden von Dateien sind wir dank Newforma jetzt bis zu 50 Prozent schneller geworden und können uns bei unseren Bauaufgaben voll und ganz auf das Wesentliche fokussieren", resümiert Windmöller.