Schluss mit händischem Abgleich
KI liest Lieferscheine aus
Berlin (ABZ). – Das Berliner Softwareunternehmen Cathago hat mit "Cathago 3.0" eine erweiterte Version seiner cloudbasierten Beschaffungsplattform für die Baubranche vorgestellt. Neben der Digitalisierung von Einkaufsprozessen umfasst die neue Version jetzt auch einen digitalen Lieferschein und eine automatisierte Rechnungsprüfung.
Die Gründer des Start-Ups Cathago: Sharif Malik (IT-Leiter, v. l.), Emil Buxmann (Leiter Kundenbetreuung) und Philipp Dressler (Kaufmännischer Leiter). Foto: Cathago
Laut Cathago läuft der Prozess rund um Lieferscheine und Rechnungen in den meisten Bauunternehmen noch weitgehend analog ab. Material wird auf der Baustelle entgegengenommen, der Papier-Lieferschein vom Polier unterschrieben. Die Belege müssen ins Büro gebracht oder eingescannt werden.
Dort erfolgt der händische Abgleich mit der ursprünglichen Bestellung und der Rechnung. Mit dem neuen E-Lieferschein will Cathago den Umgang mit Lieferdokumenten verändern.
Eine Foto-Scan-KI erfasst alle Daten automatisiert, ordnet sie dem richtigen Projekt zu und stellt sie in Echtzeit für Wareneingang, Verwaltung und Rechnungsprüfung bereit. Die Technologie ermöglicht laut Anbieter die automatische Erfassung von Artikelpositionen und Mengen direkt beim Wareneingang. Zu den Funktionen gehören digitale Ablage nach Projekt und Kreditor, Wareneingangskontrolle auf der Baustelle mit sofortiger Rückmeldung ans Büro sowie die Erstellung des E-Lieferscheins per Klick inklusive Mängelmeldung bei Abweichungen.
Aufbauend auf dem E-Lieferschein werden Eingangsrechnungen laut den Angaben automatisch mit den zugehörigen Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen. Jeder Beleg erhält automatisch eine Referenznummer, sodass auf Barcodes auf den Dokumenten verzichtet werden kann.
Mengen- und Preisabweichungen erkennt das System nach eigener Aussage selbstständig und markiert sie zur Klärung. Nach Freigabe erfolgt die Übergabe an das Buchhaltungssystem. Die Preise aus Rahmenverträgen und hinterlegten Preislisten werden automatisch berücksichtigt, sodass Rechnungen gegen die vereinbarten Konditionen geprüft werden.
Die cloudbasierte Plattform Cathago wurde für die Anbindung an bestehende Systeme konzipiert. Die Integration in ERP-Systeme soll einen durchgängigen Datenfluss gewährleisten: Stammdaten werden automatisch abgeglichen, Bestellungen direkt angelegt und Bestell- sowie Lieferpositionen übergeben.
"Ein einfacher Scan ist noch lange kein digitaler Prozess. Erst wenn Daten automatisch erkannt, zugeordnet und in Echtzeit weiterverarbeitet werden, entsteht echter Mehrwert", sagt Emil Buxmann, Geschäftsführer von Cathago. Mitgründer Philipp Dressler ergänzt: "Unsere Kunden berichten von Zeitersparnissen und deutlich weniger Fehlern in der Beschaffung und Rechnungsprüfung."
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