Horst Zimmermann digitalisiert Außendienst und Büro

Seit 1967 ist die Horst Zimmermann GmbH im Bereich Kälte- und Klimatechnik sowie Wärmepumpen tätig. Martin Zimmermann führt den Familienbetrieb seit 1994 in zweiter Generation und hat das Unternehmen auf heute 65 Mitarbeitende ausgebaut.

"Die Einführung der pds-Software und -Apps hatte für die Digitalisierung unserer Abläufe im Büro und auf den Baustellen einen maßgeblichen Einfluss", sagt der Geschäftsführer. Bereits seit 2008 beschäftigt sich das Unternehmen nach eigenen Angaben intensiv mit dem Thema Mobilität, um Aufträge vollständig digital abzuwickeln.

Die eingesetzte Software ermöglicht laut eigenen Angaben den durchgängigen elektronischen Austausch auftragsbezogener Daten zwischen Büro und Außendienst. Die Monteure erhalten ihre Aufträge direkt auf Tablets übermittelt, inklusive aller projektrelevanten Informationen und des benötigten Materials. Für Installationen, Wartungen oder Reparaturen stehen sämtliche Checklisten und Serviceberichte digital zur Verfügung.

"Jeder Monteur, der an der Anlage arbeitet, sieht über die pds-Service-App auf einen Blick, wer was wann an dem Objekt gearbeitet hat und wer für den Auftrag der aktuelle Ansprechpartner ist – mit aktueller Telefonnummer", berichtet Marcus Kriens, einer von 30 Monteuren im Serviceteam des Unternehmens.

Die Monteure können Aufträge vor Ort direkt abschließen, ohne Umwege über das Büro. Durch die Integration der Service-App mit einer Mitarbeiter-App werden Ankunftszeiten, Pausenzeiten und Arbeitszeiten direkt auf das jeweilige Projekt gebucht. Bei Neuinstallationen können Gerätetypen oder Seriennummern der Anlagen am Einsatzort über das Mobilgerät erfasst werden.

Neben der Service-App nutzt das Unternehmen auch eine Projekt-App zur Dokumentation von Baufortschritten und zum Führen von Bautagebüchern. Dadurch ist der gesamte Lebenszyklus einer Anlage lückenlos nachvollziehbar. Die Zeiterfassung auf der Baustelle erfolgt ebenfalls digital. Nach Auftragsdurchführung signiert der Kunde die Leistungen auf dem Mobilgerät, sodass das Büro unmittelbar die Rechnung vorbereiten kann.

"Heute sind wir in der Lage, unsere Rechnungen vier Mal schneller an den Kunden zu übersenden als früher", sagt Martin Zimmermann.

Auch der Datenaustausch mit vor- und nachgelagerten Systemen wurde automatisiert. Jeder in der Software erzeugte Beleg wird automatisch in das Archivsystem übernommen, wo sämtliche Lieferantenrechnungen, Belege der Monteure, Serviceberichte, Wartungsberichte und Checklisten abgelegt sind.

Durch einen digitalen Rechnungseingangs-Workflow hat jeder Projektleiter die ihm zugeordneten Lieferantenrechnungen auf dem Tablet zur Prüfung verfügbar. Die Digitalisierung der Prozesse hat Zimmermann zufolge die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen transparenter, schneller und effizienter gemacht und bildet eine Grundlage für das weitere Unternehmenswachstum.