Handwerker-Software erstellt automatisch Kostenvoranschläge

Kostenvoranschlag: Was genau ist das?

Wird von einem Kostenvoranschlag gesprochen, handelt es sich hierbei um eine grobe, unverbindliche Schätzung der anfallenden Kosten für eine Handwerksleistung. Er wird in jeder handwerklichen Branche erstellt und dient als Orientierung für Interessenten, bevor es zu einer Auftragserteilung kommt. Mit einem Kostenvoranschlag erhalten potentielle Auftraggeber also einen Überblick über die entstehenden Kosten, wenn beispielsweise ein technischer Ausbau wie eine Heizungs- und Sanitärinstallation beauftragt werden soll. Zu beachten ist jedoch, dass der Kostenvoranschlag nicht preisbindend ist.

Welche Inhalte sollte ein Kostenvoranschlag enthalten?

Erstellen Sie einen Kostenvoranschlag z. B. für Tapezierarbeiten, den Einbau einer Verglasung oder Betonarbeiten, sollte dieser die folgenden Aspekte beinhalten:

• Art und Umfang der Arbeit
• Nötiger Zeitaufwand
• Fahrt- und Lieferkosten, Spesen
• Arbeitskosten (Verdienst)
• Endpreis
• Benötigtes Material und Materialkosten

Achten Sie außerdem darauf, einen Gültigkeitszeitraum anzugeben. So können Sie auch preisliche Änderungen aufgrund von Lieferengpässen, steigenden Kosten oder saisonalen Unterschieden berücksichtigen. Sorgen Sie zudem dafür, dass der unverbindliche Kostenvoranschlag nicht mit einem Vertrag oder einem Teil eines Angebots verwechselt wird, indem Sie Ihre Interessenten konkret darauf hinweisen, dass es sich um kein Angebot im vertragsrechtlichen Sinne handelt.

Wie unterscheiden sich Angebot und Kostenvoranschlag?

Der Unterschied zwischen einem Angebot und einem Kostenvoranschlag liegt in ihrer rechtlichen Wirksamkeit. Beide Kostenaufstellungen bieten einen Überblick über entstehende Kosten von angefragten Handwerksleistungen, jedoch ist der Kostenvoranschlag nicht preisbindend im Gegensatz zum Angebot. Fallen also höhere Materialkosten für Holz oder Beton an oder entstehen bei einer Haussanierung ungeahnte Aufwände, z. B. durch einen Wasserschaden, können die angegebenen Kosten überschritten werden. Die möglichen Mehrkosten bewegen sich dabei im Rahmen von 10 bis max. 20 Prozent, außerdem muss der Auftraggeber über wesentliche Überschreitungen der veranschlagten Kosten informiert werden.

Es gibt auch die Möglichkeit, einen Kostenvoranschlag verbindlich zu gestalten, wenn der Anbieter eine Festpreisvereinbarung erstellt. In diesem Fall kann der Preis selbst bei steigenden Kosten oder Aufwänden nicht mehr angehoben werden. Wie immer legt auch hier die vorherige Absprache mit dem Kunden die Verbindlichkeit fest.

Ein Angebot wird für einen Interessenten erstellt, um einen Vertrag abzuschließen. Im Gegensatz zum Kostenvoranschlag ist ein Angebot im Normalfall rechtsverbindlich, die veranschlagte Summe kann nicht durch Mehrkosten im Nachhinein geltend gemacht werden. Eine Ausnahme besteht, wenn das Angebot ungebunden ist, indem Freizeichnungsklauseln verwendet werden. Dazu zählen:

• Solange der Vorrat reicht
• Unverbindlich
• Preise freibleibend

Herausforderungen für Unternehmen bei der Kostenvoranschlags-Erstellung

Die Erstellung eines Kostenvoranschlags ist immer mit Zeit und Aufwand verbunden. Es muss aufwändig geplant werden, welche Materialien genutzt und bestellt werden müssen, welche Kosten dadurch entstehen, wie viel Arbeitsleistung die eigenen Mitarbeiter für den Auftrag erbringen müssten, sind z. B. Holzbauarbeiten oder Dachdeckerleistungen gewünscht. Diese investierte Zeit lohnt sich, wenn im Anschluss ein Auftrag auf die Handwerksfirmen wartet. Jedoch werden meist mehrere Kostenvoranschläge von verschiedenen Dienstleistern eingeholt, um so den Betrieb mit den besten Konditionen, also der schnellsten und günstigsten Arbeit, ermitteln zu können. Um die personellen Ressourcen und den Zeitaufwand, die bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags investiert wurden, wieder auszugleichen, entscheiden sich einige Handwerksbetriebe, sich die Kostenvoranschlags-Erstellung bezahlen zu lassen.

Sind kostenpflichtige Kostenvoranschläge erlaubt?

Sie haben nur dann einen Zahlungsanspruch für die Erstellung eines Kostenvoranschlags, wenn Sie Ihre Interessenten darüber in Kenntnis gesetzt haben. Denn andernfalls sind Kostenvoranschläge laut BGB §632 Abs. 3 „im Zweifel nicht zu vergüten“. Die Information sollte nicht nur in den AGBs zu finden sein, die Kosten sollten schriftlich in einem Vertrag über die Erstellung eines Kostenvoranschlags fixiert werden, der dann als Rechtsgrundlage gilt.

Bei anderen Branchen als der Baubranche, wie der Kfz-Branche, ist es üblich, Kostenvoranschläge kostenpflichtig zu erstellen. Hier herrscht auch ohne ausdrückliche Vereinbarung ein Vergütungsanspruch. Oft werden die Kosten bei Auftragsvergabe gleich mit der Leistung verrechnet, wodurch die Kundenbindung gestärkt werden kann. Um Kunden nicht negativ zu überraschen, ist es trotzdem angeraten, einen gut sichtbaren Aushang anzubringen oder eine schriftliche Vereinbarung über anfallende Kosten bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags anzufertigen.

Was spricht für und gegen kostenpflichtige Kostenvoranschläge?

Entscheiden Sie sich dafür, Kostenvoranschläge für beispielsweise Estricharbeiten oder Klempnerdienste kostenpflichtig anzubieten, wird der Zeitaufwand, den Sie in die Erstellung investiert haben, vergütet. Gleichzeitig steigt so auch die Wahrscheinlichkeit, dass es zum Auftrag kommt, wenn die Kunden bereits Geld in den Kostenvoranschlag investiert haben, da die Interessentenbindung gefördert wird. Zudem können so auch Anfragen ohne echtes Interesse vermieden werden. Kommen Sie den Kunden entgegen, indem Sie die Kosten mit Ihren Leistungen verrechnen, können Sie so die Zufriedenheit Ihrer Kunden stärken.

Andererseits sollten Sie bedenken, dass ein kostenpflichtiger Kostenvoranschlag auch abschreckend wirken kann, gerade dann, wenn Sie das einzige Unternehmen Ihrer Branche sind, die einen Preis für die Erstellung verlangt. Ist dies nicht der Fall, entstehen für Sie weniger Nachteile. Führen Sie deshalb, bevor Sie sich entscheiden, eine Konkurrenzanalyse durch und wägen Sie auch weitere Alternativen ab, mit denen Sie Zeit und Geld sparen können.

Erstellung von Kostenvoranschlägen mit optimierten Prozessen vereinfachen

Wie bereits erwähnt, ist die Erstellung von Kostenvoranschlägen für viele Unternehmen mit erheblichem Aufwand verbunden. Hilfreich sind dann Möglichkeiten, die interne Prozesse optimieren und so eine schnelle sowie effiziente Kostenvoranschlags-Erstellung bieten. Eine Handwerker-Software erstellt Kostenvoranschläge automatisiert und bedarfsgerecht, berechnet dafür die Kosten für Leistungen und den Materialeinsatz, bezieht die einzelnen Lieferanten ein und kalkuliert Auf- sowie Abschläge. Selbst Preisänderungen sind durch Nachkalkulationen flexibel möglich.

Nach Auftragserteilung lassen sich mit der passenden Software außerdem auch Angebote erstellen, Aufträge schreiben und Rechnungen anfertigen. Durch die schnelle und individuelle Kalkulation sowie die automatisierten Prozesse sparen Sie entscheidend Zeit und können effizienter arbeiten – ohne personelle Ausfälle oder hohe Zeitinvestition. Auf diese Weise müssen Sie Kostenvoranschläge zukünftig nicht kostenpflichtig anbieten und profitieren von zufriedenen Interessenten, die zu Kunden werden.

Fazit

Kostenvoranschläge geben einen Überblick über die grob geschätzten Kosten für eine Handwerksleistung und sind im Gegensatz zum Angebot nicht preisgebunden. Um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, wird in vielen Unternehmen umfangreich geplant sowie kalkuliert, um alle Kosten für Materialien, die Arbeitszeit sowie auch den zeitlichen Rahmen einschätzen zu können. Anstatt die Kostenvoranschläge kostenpflichtig zu gestalten, um sich den Aufwand entschädigen zu lassen, sollten Handwerksunternehmen Alternativen nutzen, um interne Prozesse zu optimieren. Mit der passenden Handwerker-Software können Kalkulationen effizient automatisiert werden und Kostenvoranschläge mit geringem Aufwand innerhalb kurzer Zeit erstellt werden.