Eibex erleichtert Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen

Die rechtlichen Vorgaben zur Dokumentation von Subunternehmerleistungen sind umfangreich. Sobald die Zahlungen an einen Subunternehmer im laufenden Kalenderjahr die Freigrenze von 5000 Euro – beziehungsweise 15.000 Euro bei Auftraggebern mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen – übersteigen, ist der Auftraggeber verpflichtet, vor jeder weiteren Zahlung eine gültige Freistellungsbescheinigung anzufordern. Liegt diese nicht vor, muss ein Steuerabzug an das Finanzamt abgeführt werden.

Die gesetzliche Lage ist eindeutig: Ohne gültige Freistellungsbescheinigung müssen Auftraggeber 15 % der Rechnungssumme an das Finanzamt abführen. Bei einer Prüfung haftet der Auftraggeber vollständig, wenn diese Abzüge nicht erfolgt sind. Hinzu kommen mögliche Sanktionen und ein erhöhter bürokratischer Aufwand durch nachträgliche Prüfungen und Korrekturen. Besondere Risiken entstehen bei der Überwachung von Freistellungsbescheinigungen in zwei Fällen: Zum einen hat jede Bescheinigung ein Ablaufdatum – wird dieses überschritten, muss der Auftraggeber wieder die Bauabzugssteuer abführen, wenn keine neue gültige Bescheinigung vorliegt.

Zum anderen können Bescheinigungen vom Finanzamt entzogen werden, etwa wenn ein Subunternehmer seinen steuerlichen Pflichten nicht nachkommt. Bei einem Entzug verliert die Bescheinigung sofort ihre Gültigkeit. Die Verwaltung dieser Dokumente ist zeitintensiv und fehleranfällig. Gerade in hektischen Phasen, wenn der Fokus auf der Bauausführung liegt, geraten administrative Pflichten leicht in den Hintergrund. Gleichzeitig nimmt die Anzahl der beteiligten Gewerke und Subunternehmer stetig zu.

Das Essener Unternehmen Eibex bietet laut eigenen Angaben eine webbasierte Anwendung, mit der subunternehmerrelevante Nachweise, insbesondere Freistellungsbescheinigungen, zentral verwaltet und automatisch überwacht werden können. Die Lösung richtet sich an Unternehmen, die eine Möglichkeit suchen, den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Nach Herstellerangaben ist die Einrichtung des Systems innerhalb weniger Minuten abgeschlossen.

Neue Subunternehmer können angelegt und erforderliche Dokumente automatisch angefordert werden. Das System erkennt laut Anbieter, ob eine hochgeladene Bescheinigung gültig ist, ob sie vollständig ausgefüllt wurde und ob das Ablaufdatum bald erreicht wird. Nutzer werden informiert, wenn ein Dokument fehlt oder abläuft. Eine digitale Akte pro Subunternehmer soll dabei für Transparenz sorgen. Bei komplexeren Projekten oder Generalunternehmerstrukturen mit vielen Beteiligten lassen sich alle erforderlichen Nachweise exportieren oder über ein Kundenportal passwortgeschützt teilen. Die Software ist als monatliches Abonnementmodell verfügbar. Interessierte können das System nach Aussage der Verantwortlichen 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.