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Digitaler Posteingang: Wie aus Papier ein digitaler Workflow wird

Der digitale Posteingang ist eine Schlüsseltechnologie für das digitale Dokumentenmanagement. Foto: DATAflor

Garten- und Landschaftsbauunternehmen erhalten täglich Papier- und E-Mail-Post. Sie kommt - digitalisiert oder auch nicht - als Eingangspost an. Der neue digitale Posteingang von DATAflor Business erfasst die Eingangspost digital. So kann sie einheitlich verarbeitet, einfach und automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet sowie sicher und gesetzeskonform archiviert werden.

Egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, sie werden in einem digitalen Posteingang verwaltet. Der digitale Posteingang ordnet die Dokumente dabei automatisch Kategorien wie "Rechnung" und "Sonstige" zu und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie im Unternehmen ablaufen, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen. Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Bauleitung" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.

Alle Dokumente, die über den digitalen Posteingang eingehen, werden im Dokumentenmanagement DATAflor Bauakte erfasst und bei Änderungen revisionssicher archiviert. Das schützt die Mitarbeiter vor dem Vergessen und hilft bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Dokumenten. Der digitale Posteingang und die Bauakte erfüllen alle Anforderungen für ersetzendes Scannen der TR03138 (Technische Regelung) des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie). Das bedeutet, dass die originalen Papierdokumente nach dem Scannen GoBD-konform vernichtet werden dürfen.

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumententext, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controllingauswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

Der digitale Posteingang ist eine Schlüsseltechnologie für das digitale Dokumentenmanagement. Analoge Dokumente müssen in digitale Dokumente umgewandelt werden, analoge Arbeitsabläufe der Dokumente müssen in einen digitalen Workflow überführt werden und dokumentenintensive Workflows müssen optimiert werden.

Das Dokumentenmanagement ist der erste Schritt zur digitalen Transformation und besteht aus den Bausteinen digitaler Posteingang, digitale Bauakte, mobile Dokumentennutzung und Printmanagement. Der digitale Posteingang setzt da an, wo Dokumente im Unternehmen ankommen und sorgt dafür, dass die mit dem Posteingang in Zusammenhang stehenden Arbeitsabläufe standardisiert sind und so weit wie möglich digital ablaufen.

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